备案号GB中华人民共和国国家标准GB/T××××-20XX电子文件管理系统通用功能要求General Functional Requirements for Electronic Records Management Syetem建筑素报批稿).JZS20xx-x-Xx发布20xxx-xx实施发布问延置、建筑问延置、GB/T××xx—20XX目次引1范围2规范性引用文件3术语和定义I11144总则4.1系统定位4.2功能架构4.3文件聚合模型4.4文件信息模型4.5法律法规遵从.5基本功能要求5.1文件管理配置.5.1.1分类方案的配置与管理556777795.1.2保管期限与处置表的配置与管理5.1.3元数据方案的配置与管理5.1.4文件类型的配置与管理5.2文件管理业务621地建,,5.2.2分类组织5.2.3鉴定处置5.2.4统计管理2337855.2.5存储保管5.2.6检索利用5.3安全管理5.3.1身份认证5.3.2权限管理5.3.3审计跟踪5.3.4文件变更,,345.3.5电子签名344系统管理5.4.1总体管理要求5.4.2系统报告6可选功能要求6.1数字化文件的管理6.2多载体文件管理6.3离线利用6.4接口管理6.5工作流406.6性能要求参考文献问延置、GBT×x××-20XX刖言本标准为首次制定。本标准由国家电子文件管理部际联席会议办公室提出并归口本标准起草单位:国家电子文件管理部际联席会议办公室、中国人民大学信息资源管理学院。本标准主要起草人:任守信、钱毅、刘越男、梁凯、李泽锋建筑问延置、GB/T××xx-20XX电子文件( Electronic Records)是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中,通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。电子文件记录了各种公务活动的过程和结果,其真实性、完整性、可用性和安全性必须得到维护和保障。电子文件生命周期中的任何管理行为均应以维护文件与业务活动、文件之间以及文件组成部分之间的联系为基本原则,这些管理行为最终都要在计算机系统中实现。电子文件管理系统( ElectronicRecords Management System,ERMS)是应用于电子文件形成单位的,旨在捕获电子文件并实施维护利用和处置的专业系统。为指导电子文件管理系统的建设和使用,提升系统环境下文件管理的规范化水平,现借鉴国际上同类标准,结合我国电子文件管理实际,制定本标准建筑问延置、 备案号GB中华人民共和国国家标准GB/T××××-20XX电子文件管理系统通用功能要求General Functional Requirements for Electronic Records Management Syetem建筑素报批稿).JZS20xx-x-Xx发布20xxx-xx实施发布问延置、建筑问延置、GB/T××xx—20XX目次引1范围2规范性引用文件3术语和定义I11144总则4.1系统定位4.2功能架构4.3文件聚合模型4.4文件信息模型4.5法律法规遵从.5基本功能要求5.1文件管理配置.5.1.1分类方案的配置与管理556777795.1.2保管期限与处置表的配置与管理5.1.3元数据方案的配置与管理5.1.4文件类型的配置与管理5.2文件管理业务621地建,,5.2.2分类组织5.2.3鉴定处置5.2.4统计管理2337855.2.5存储保管5.2.6检索利用5.3安全管理5.3.1身份认证5.3.2权限管理5.3.3审计跟踪5.3.4文件变更,,345.3.5电子签名344系统管理5.4.1总体管理要求5.4.2系统报告6可选功能要求6.1数字化文件的管理6.2多载体文件管理6.3离线利用6.4接口管理6.5工作流406.6性能要求参考文献问延置、GBT×x××-20XX刖言本标准为首次制定。本标准由国家电子文件管理部际联席会议办公室提出并归口本标准起草单位:国家电子文件管理部际联席会议办公室、中国人民大学信息资源管理学院。本标准主要起草人:任守信、钱毅、刘越男、梁凯、李泽锋建筑问延置、GB/T××xx-20XX电子文件( Electronic Records)是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中,通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。电子文件记录了各种公务活动的过程和结果,其真实性、完整性、可用性和安全性必须得到维护和保障。电子文件生命周期中的任何管理行为均应以维护文件与业务活动、文件之间以及文件组成部分之间的联系为基本原则,这些管理行为最终都要在计算机系统中实现。电子文件管理系统( ElectronicRecords Management System,ERMS)是应用于电子文件形成单位的,旨在捕获电子文件并实施维护利用和处置的专业系统。为指导电子文件管理系统的建设和使用,提升系统环境下文件管理的规范化水平,现借鉴国际上同类标准,结合我国电子文件管理实际,制定本标准建筑问延置、建筑问延置、 备案号GB中华人民共和国国家标准GB/T××××-20XX电子文件管理系统通用功能要求General Functional Requirements for Electronic Records Management Syetem建筑素报批稿).JZS20xx-x-Xx发布20xxx-xx实施发布问延置、建筑问延置、GB/T××xx—20XX目次引1范围2规范性引用文件3术语和定义I11144总则4.1系统定位4.2功能架构4.3文件聚合模型4.4文件信息模型4.5法律法规遵从.5基本功能要求5.1文件管理配置.5.1.1分类方案的配置与管理556777795.1.2保管期限与处置表的配置与管理5.1.3元数据方案的配置与管理5.1.4文件类型的配置与管理5.2文件管理业务621地建,,5.2.2分类组织5.2.3鉴定处置5.2.4统计管理2337855.2.5存储保管5.2.6检索利用5.3安全管理5.3.1身份认证5.3.2权限管理5.3.3审计跟踪5.3.4文件变更,,345.3.5电子签名344系统管理5.4.1总体管理要求5.4.2系统报告6可选功能要求6.1数字化文件的管理6.2多载体文件管理6.3离线利用6.4接口管理6.5工作流406.6性能要求参考文献问延置、GBT×x××-20XX刖言本标准为首次制定。本标准由国家电子文件管理部际联席会议办公室提出并归口本标准起草单位:国家电子文件管理部际联席会议办公室、中国人民大学信息资源管理学院。本标准主要起草人:任守信、钱毅、刘越男、梁凯、李泽锋建筑问延置、GB/T××xx-20XX电子文件( Electronic Records)是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中,通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。电子文件记录了各种公务活动的过程和结果,其真实性、完整性、可用性和安全性必须得到维护和保障。电子文件生命周期中的任何管理行为均应以维护文件与业务活动、文件之间以及文件组成部分之间的联系为基本原则,这些管理行为最终都要在计算机系统中实现。电子文件管理系统( ElectronicRecords Management System,ERMS)是应用于电子文件形成单位的,旨在捕获电子文件并实施维护利用和处置的专业系统。为指导电子文件管理系统的建设和使用,提升系统环境下文件管理的规范化水平,现借鉴国际上同类标准,结合我国电子文件管理实际,制定本标准建筑问延置、建筑问延置、GB/T××xx-20XX电子文件管理系统通用功能要求1范围本标准规定了电子文件管理系统( Electronic Records Management System,ERMS)通用的功能性要求,不包括系统设计和实施的具体要求,不规定实现系统功能的平台和具体技术,不规定详细的实施细则,也不规定系统测试相关事项。本标准适用于机关、团体、企业事业单位和其他社会组织对电子文件管理系统的建设、使用和评估,适用于相关企业和科研院所开展相关的科研和教学活动。2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件,仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。GB/T1894电子文件归档与管理规范DAT1-2000档案工作基本术语DAT22-2000归档文件整理规则DN32数光化技网DAT32-2005公务电子邮件归档与管理规则DAT38-2008电子文件归档光盘技术要求和应用规范DAT46-2009文书类电子文件元数据方案DAT47-2009版式电子文件长期保存格式需求DAT48-2009基于XML的电子文件封装规范信息安全等级保护管理办法(公通字[2007]43号)ISO15489-1:2001信息与文献-文件管理-第1部分:通则( Information and documentationRecords management--Part 1: General)3术语和定义DAT1-2000界定的以及下列术语和定义适用于本文件3.1文件 records国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录[DAT1-200,定义212]32电子文件 electronic records通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的文件问延置、 备案号GB中华人民共和国国家标准GB/T××××-20XX电子文件管理系统通用功能要求General Functional Requirements for Electronic Records Management Syetem建筑素报批稿).JZS20xx-x-Xx发布20xxx-xx实施发布问延置、建筑问延置、GB/T××xx—20XX目次引1范围2规范性引用文件3术语和定义I11144总则4.1系统定位4.2功能架构4.3文件聚合模型4.4文件信息模型4.5法律法规遵从.5基本功能要求5.1文件管理配置.5.1.1分类方案的配置与管理556777795.1.2保管期限与处置表的配置与管理5.1.3元数据方案的配置与管理5.1.4文件类型的配置与管理5.2文件管理业务621地建,,5.2.2分类组织5.2.3鉴定处置5.2.4统计管理2337855.2.5存储保管5.2.6检索利用5.3安全管理5.3.1身份认证5.3.2权限管理5.3.3审计跟踪5.3.4文件变更,,345.3.5电子签名344系统管理5.4.1总体管理要求5.4.2系统报告6可选功能要求6.1数字化文件的管理6.2多载体文件管理6.3离线利用6.4接口管理6.5工作流406.6性能要求参考文献问延置、GBT×x××-20XX刖言本标准为首次制定。本标准由国家电子文件管理部际联席会议办公室提出并归口本标准起草单位:国家电子文件管理部际联席会议办公室、中国人民大学信息资源管理学院。本标准主要起草人:任守信、钱毅、刘越男、梁凯、李泽锋建筑问延置、GB/T××xx-20XX电子文件( Electronic Records)是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中,通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。电子文件记录了各种公务活动的过程和结果,其真实性、完整性、可用性和安全性必须得到维护和保障。电子文件生命周期中的任何管理行为均应以维护文件与业务活动、文件之间以及文件组成部分之间的联系为基本原则,这些管理行为最终都要在计算机系统中实现。电子文件管理系统( ElectronicRecords Management System,ERMS)是应用于电子文件形成单位的,旨在捕获电子文件并实施维护利用和处置的专业系统。为指导电子文件管理系统的建设和使用,提升系统环境下文件管理的规范化水平,现借鉴国际上同类标准,结合我国电子文件管理实际,制定本标准建筑问延置、建筑问延置、GB/T××xx-20XX电子文件管理系统通用功能要求1范围本标准规定了电子文件管理系统( Electronic Records Management System,ERMS)通用的功能性要求,不包括系统设计和实施的具体要求,不规定实现系统功能的平台和具体技术,不规定详细的实施细则,也不规定系统测试相关事项。本标准适用于机关、团体、企业事业单位和其他社会组织对电子文件管理系统的建设、使用和评估,适用于相关企业和科研院所开展相关的科研和教学活动。2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件,仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。GB/T1894电子文件归档与管理规范DAT1-2000档案工作基本术语DAT22-2000归档文件整理规则DN32数光化技网DAT32-2005公务电子邮件归档与管理规则DAT38-2008电子文件归档光盘技术要求和应用规范DAT46-2009文书类电子文件元数据方案DAT47-2009版式电子文件长期保存格式需求DAT48-2009基于XML的电子文件封装规范信息安全等级保护管理办法(公通字[2007]43号)ISO15489-1:2001信息与文献-文件管理-第1部分:通则( Information and documentationRecords management--Part 1: General)3术语和定义DAT1-2000界定的以及下列术语和定义适用于本文件3.1文件 records国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录[DAT1-200,定义212]32电子文件 electronic records通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的文件问延置、GBT×x××-20XX3.3文档 document构成文件的最小管理单元,也称为自然件。一份文件可以由一个或多个文档组成。34组件 component独立的比特流,操作系统下文件系统中管理信息的基本单元。组件是相互独立的,它可以单独或与其他组件一起构成文档。3.5组合文件 combined record若干文档按照关联关系组织在一起的集合,电子文件管理系统将其作为一份文件来处理。36复合文件 compound record包含多个组件的文件。3.7实体文件 physical records只具有物理实体形态的文件。3.8双套制文件 dual records指内容相同,既存在电子形式,也存在非电子形式的文件,如纸质文件与其数字化版本、电子文件与其硬拷贝版本等3.9混合文件 hybrid record筑指文件(组合文件)或文件集合(如类、案卷)中既有电子的成分,也有非电子的成分,共同构成的完整活动、事务、事件的记录。3.10文件类型 records type根据文件管理需要,对若干具有共性的文件的抽象表示3.11元数据 metadata描述文件背景、内容、结构及其整个管理过程的数据。[ISO15489-1,定义3.12]3.12分类方案 classification scheme根据职能和业务活动对文件进行分类的等级结构,它是对类目的层次化组织。313类 class/category也称类目,按照机构职能、文件主题、业务活动进行划分的具有一定规则和联系的实体组合。类目一般按照树状结构组织成分类方案。3.14全宗fond分类方案中最高的文件聚合层次,指机构形成的所有具有有机联系的文件。问延置、 备案号GB中华人民共和国国家标准GB/T××××-20XX电子文件管理系统通用功能要求General Functional Requirements for Electronic Records Management Syetem建筑素报批稿).JZS20xx-x-Xx发布20xxx-xx实施发布问延置、建筑问延置、GB/T××xx—20XX目次引1范围2规范性引用文件3术语和定义I11144总则4.1系统定位4.2功能架构4.3文件聚合模型4.4文件信息模型4.5法律法规遵从.5基本功能要求5.1文件管理配置.5.1.1分类方案的配置与管理556777795.1.2保管期限与处置表的配置与管理5.1.3元数据方案的配置与管理5.1.4文件类型的配置与管理5.2文件管理业务621地建,,5.2.2分类组织5.2.3鉴定处置5.2.4统计管理2337855.2.5存储保管5.2.6检索利用5.3安全管理5.3.1身份认证5.3.2权限管理5.3.3审计跟踪5.3.4文件变更,,345.3.5电子签名344系统管理5.4.1总体管理要求5.4.2系统报告6可选功能要求6.1数字化文件的管理6.2多载体文件管理6.3离线利用6.4接口管理6.5工作流406.6性能要求参考文献问延置、GBT×x××-20XX刖言本标准为首次制定。本标准由国家电子文件管理部际联席会议办公室提出并归口本标准起草单位:国家电子文件管理部际联席会议办公室、中国人民大学信息资源管理学院。本标准主要起草人:任守信、钱毅、刘越男、梁凯、李泽锋建筑问延置、GB/T××xx-20XX电子文件( Electronic Records)是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中,通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。电子文件记录了各种公务活动的过程和结果,其真实性、完整性、可用性和安全性必须得到维护和保障。电子文件生命周期中的任何管理行为均应以维护文件与业务活动、文件之间以及文件组成部分之间的联系为基本原则,这些管理行为最终都要在计算机系统中实现。电子文件管理系统( ElectronicRecords Management System,ERMS)是应用于电子文件形成单位的,旨在捕获电子文件并实施维护利用和处置的专业系统。为指导电子文件管理系统的建设和使用,提升系统环境下文件管理的规范化水平,现借鉴国际上同类标准,结合我国电子文件管理实际,制定本标准建筑问延置、建筑问延置、GB/T××xx-20XX电子文件管理系统通用功能要求1范围本标准规定了电子文件管理系统( Electronic Records Management System,ERMS)通用的功能性要求,不包括系统设计和实施的具体要求,不规定实现系统功能的平台和具体技术,不规定详细的实施细则,也不规定系统测试相关事项。本标准适用于机关、团体、企业事业单位和其他社会组织对电子文件管理系统的建设、使用和评估,适用于相关企业和科研院所开展相关的科研和教学活动。2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件,仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。GB/T1894电子文件归档与管理规范DAT1-2000档案工作基本术语DAT22-2000归档文件整理规则DN32数光化技网DAT32-2005公务电子邮件归档与管理规则DAT38-2008电子文件归档光盘技术要求和应用规范DAT46-2009文书类电子文件元数据方案DAT47-2009版式电子文件长期保存格式需求DAT48-2009基于XML的电子文件封装规范信息安全等级保护管理办法(公通字[2007]43号)ISO15489-1:2001信息与文献-文件管理-第1部分:通则( Information and documentationRecords management--Part 1: General)3术语和定义DAT1-2000界定的以及下列术语和定义适用于本文件3.1文件 records国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录[DAT1-200,定义212]32电子文件 electronic records通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的文件问延置、GBT×x××-20XX3.3文档 document构成文件的最小管理单元,也称为自然件。一份文件可以由一个或多个文档组成。34组件 component独立的比特流,操作系统下文件系统中管理信息的基本单元。组件是相互独立的,它可以单独或与其他组件一起构成文档。3.5组合文件 combined record若干文档按照关联关系组织在一起的集合,电子文件管理系统将其作为一份文件来处理。36复合文件 compound record包含多个组件的文件。3.7实体文件 physical records只具有物理实体形态的文件。3.8双套制文件 dual records指内容相同,既存在电子形式,也存在非电子形式的文件,如纸质文件与其数字化版本、电子文件与其硬拷贝版本等3.9混合文件 hybrid record筑指文件(组合文件)或文件集合(如类、案卷)中既有电子的成分,也有非电子的成分,共同构成的完整活动、事务、事件的记录。3.10文件类型 records type根据文件管理需要,对若干具有共性的文件的抽象表示3.11元数据 metadata描述文件背景、内容、结构及其整个管理过程的数据。[ISO15489-1,定义3.12]3.12分类方案 classification scheme根据职能和业务活动对文件进行分类的等级结构,它是对类目的层次化组织。313类 class/category也称类目,按照机构职能、文件主题、业务活动进行划分的具有一定规则和联系的实体组合。类目一般按照树状结构组织成分类方案。3.14全宗fond分类方案中最高的文件聚合层次,指机构形成的所有具有有机联系的文件。问延置、GB/T××xx-20XX3.15案卷fle同一主题、活动或者事务的相互关联的文件集合3.16保管期限与处置表 retention and disposal schedule以表册形式规定文件保管期限和处置行动的正式工具3.17电子文件管理系统 electronic records management system机关、团体、企事业单位和其他组织用来对电子文件的识别、捕获、存储、维护、利用和处置等进行管理和控制的信息系统。3.18业务系统 business system生成或管理业务活动数据的自动化系统,用于形成电子文件。3.19角色role定数量的权限的集合,是权限分配的单位或载体3.20文件管理员 records administrator制定并维护文件管理业务规则的人员材网J2.J250NET3.22授权用户 authorized users被授予执行部分文件管理业务的人员或被授予部分系统管理员权限的人员。授权用户的权限根据机构的需要及其承担的职责而定。3.23捕获按照既定要求将电子文件及其元数据纳入ERMS加以管理的过程。324登记 registration在电子文件管理系统中分配给文件唯一标识符的过程,通常伴随着一些元数据的描述。3.25分类 classification依据分类方案对文件进行系统标识和整理的过程。3.26处置 disposition按照文件保管期限与处置表或其他规定,对文件实施移交、销毁或续存的一系列过程。[ISO15489,定义393.27销毁 destruction以文件的保管期限与处置表为依据,消除文件的过程。问延置、 备案号GB中华人民共和国国家标准GB/T××××-20XX电子文件管理系统通用功能要求General Functional Requirements for Electronic Records Management Syetem建筑素报批稿).JZS20xx-x-Xx发布20xxx-xx实施发布问延置、建筑问延置、GB/T××xx—20XX目次引1范围2规范性引用文件3术语和定义I11144总则4.1系统定位4.2功能架构4.3文件聚合模型4.4文件信息模型4.5法律法规遵从.5基本功能要求5.1文件管理配置.5.1.1分类方案的配置与管理556777795.1.2保管期限与处置表的配置与管理5.1.3元数据方案的配置与管理5.1.4文件类型的配置与管理5.2文件管理业务621地建,,5.2.2分类组织5.2.3鉴定处置5.2.4统计管理2337855.2.5存储保管5.2.6检索利用5.3安全管理5.3.1身份认证5.3.2权限管理5.3.3审计跟踪5.3.4文件变更,,345.3.5电子签名344系统管理5.4.1总体管理要求5.4.2系统报告6可选功能要求6.1数字化文件的管理6.2多载体文件管理6.3离线利用6.4接口管理6.5工作流406.6性能要求参考文献问延置、GBT×x××-20XX刖言本标准为首次制定。本标准由国家电子文件管理部际联席会议办公室提出并归口本标准起草单位:国家电子文件管理部际联席会议办公室、中国人民大学信息资源管理学院。本标准主要起草人:任守信、钱毅、刘越男、梁凯、李泽锋建筑问延置、GB/T××xx-20XX电子文件( Electronic Records)是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中,通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。电子文件记录了各种公务活动的过程和结果,其真实性、完整性、可用性和安全性必须得到维护和保障。电子文件生命周期中的任何管理行为均应以维护文件与业务活动、文件之间以及文件组成部分之间的联系为基本原则,这些管理行为最终都要在计算机系统中实现。电子文件管理系统( ElectronicRecords Management System,ERMS)是应用于电子文件形成单位的,旨在捕获电子文件并实施维护利用和处置的专业系统。为指导电子文件管理系统的建设和使用,提升系统环境下文件管理的规范化水平,现借鉴国际上同类标准,结合我国电子文件管理实际,制定本标准建筑问延置、建筑问延置、GB/T××xx-20XX电子文件管理系统通用功能要求1范围本标准规定了电子文件管理系统( Electronic Records Management System,ERMS)通用的功能性要求,不包括系统设计和实施的具体要求,不规定实现系统功能的平台和具体技术,不规定详细的实施细则,也不规定系统测试相关事项。本标准适用于机关、团体、企业事业单位和其他社会组织对电子文件管理系统的建设、使用和评估,适用于相关企业和科研院所开展相关的科研和教学活动。2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件,仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。GB/T1894电子文件归档与管理规范DAT1-2000档案工作基本术语DAT22-2000归档文件整理规则DN32数光化技网DAT32-2005公务电子邮件归档与管理规则DAT38-2008电子文件归档光盘技术要求和应用规范DAT46-2009文书类电子文件元数据方案DAT47-2009版式电子文件长期保存格式需求DAT48-2009基于XML的电子文件封装规范信息安全等级保护管理办法(公通字[2007]43号)ISO15489-1:2001信息与文献-文件管理-第1部分:通则( Information and documentationRecords management--Part 1: General)3术语和定义DAT1-2000界定的以及下列术语和定义适用于本文件3.1文件 records国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录[DAT1-200,定义212]32电子文件 electronic records通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的文件问延置、GBT×x××-20XX3.3文档 document构成文件的最小管理单元,也称为自然件。一份文件可以由一个或多个文档组成。34组件 component独立的比特流,操作系统下文件系统中管理信息的基本单元。组件是相互独立的,它可以单独或与其他组件一起构成文档。3.5组合文件 combined record若干文档按照关联关系组织在一起的集合,电子文件管理系统将其作为一份文件来处理。36复合文件 compound record包含多个组件的文件。3.7实体文件 physical records只具有物理实体形态的文件。3.8双套制文件 dual records指内容相同,既存在电子形式,也存在非电子形式的文件,如纸质文件与其数字化版本、电子文件与其硬拷贝版本等3.9混合文件 hybrid record筑指文件(组合文件)或文件集合(如类、案卷)中既有电子的成分,也有非电子的成分,共同构成的完整活动、事务、事件的记录。3.10文件类型 records type根据文件管理需要,对若干具有共性的文件的抽象表示3.11元数据 metadata描述文件背景、内容、结构及其整个管理过程的数据。[ISO15489-1,定义3.12]3.12分类方案 classification scheme根据职能和业务活动对文件进行分类的等级结构,它是对类目的层次化组织。313类 class/category也称类目,按照机构职能、文件主题、业务活动进行划分的具有一定规则和联系的实体组合。类目一般按照树状结构组织成分类方案。3.14全宗fond分类方案中最高的文件聚合层次,指机构形成的所有具有有机联系的文件。问延置、GB/T××xx-20XX3.15案卷fle同一主题、活动或者事务的相互关联的文件集合3.16保管期限与处置表 retention and disposal schedule以表册形式规定文件保管期限和处置行动的正式工具3.17电子文件管理系统 electronic records management system机关、团体、企事业单位和其他组织用来对电子文件的识别、捕获、存储、维护、利用和处置等进行管理和控制的信息系统。3.18业务系统 business system生成或管理业务活动数据的自动化系统,用于形成电子文件。3.19角色role定数量的权限的集合,是权限分配的单位或载体3.20文件管理员 records administrator制定并维护文件管理业务规则的人员材网J2.J250NET3.22授权用户 authorized users被授予执行部分文件管理业务的人员或被授予部分系统管理员权限的人员。授权用户的权限根据机构的需要及其承担的职责而定。3.23捕获按照既定要求将电子文件及其元数据纳入ERMS加以管理的过程。324登记 registration在电子文件管理系统中分配给文件唯一标识符的过程,通常伴随着一些元数据的描述。3.25分类 classification依据分类方案对文件进行系统标识和整理的过程。3.26处置 disposition按照文件保管期限与处置表或其他规定,对文件实施移交、销毁或续存的一系列过程。[ISO15489,定义393.27销毁 destruction以文件的保管期限与处置表为依据,消除文件的过程。问延置、GBT×x××-20XX3.28移交 transfer将文件从电子文件管理系统中转移到电子文件长期保存系统或其他系统(包括其他ERMS或第三方机构)的过程。3.29检索 search and retrieve从计算机系统存储的数据中获得信息的行330显示 presentation以用户可以接受的方式在屏幕上展现文件的过程和结果3.31审计跟踪 audit trail对电子文件管理系统重要行为的记录,用于显示系统的事务处理信息,确保未被授权行为被识别和跟踪。332电子签名 electronic signature以电子形式所含、所附用于识别签名人身份并表明签名人认可其中内容的数据4总则4.1系统定位电子文件生命周期中,一般存在三种类型系统,即业务系统、电子文件管理系统和电子文件长期保存系统。其中,业务系统用来支持单位业务工作的开展并形成电子文件,如办公自动化系统、电子商务系统、财务管理系统、人力资源管理系统以及桌面办公系统等;电子文件管理系统负责从各业务系统中捕获电子文件,维护文件之间、文件和业务之间的各种关联,支持查询利用,并以有序的、系统的、可审计的方式进行处置:电子文件长期保存系统负责以正确的和长期有效的方式维护电子文件并提供利用。业务系统、电子文件管理系统、电子文件长期保存系统等三类系统之间的关系如图1所示。文件形成单位档案馆业务系统电子文件长期保存系统电子文件管理系统图1电子文件生命周期中三类系统关系示意图问延置、
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