1．总则

    1.0.1  为了加强我省建筑工程施工资料的规范化管理，使其真实反映工程实体质量和技术管理水平，统一建筑工程施工资料的编制内容和要求，建立真实、准确、完整的工程档案，结合我省施工资料管理的实际情况，特制定本规程。
    1.0.2  本规程依据《中华人民共和国建筑法》、《建设工程质量管理条例》等国家现行的有关工程建设的法律、法规、规范、标准和山西省的有关规定编制。
    1.0.3  本规程适用于山西省行政区域内的新建、改建、扩建的工业与民用建筑工程施工资料的管理、归档和验收。凡在山西省行政区域内参予工程建设的建设、勘察、设计、监理、施工单位均应执行本规程。其他行业系统、专业工程应按相关规定执行。
    1.0.4  建筑工程施工资料是指在工程建设过程中，建设单位、施工单位、监理单位从立项到建成交付使用过程中，所形成的应归档保存的文件、文字记录、图纸、表格、音像制品等形式与载体的信息记录。施工资料的形成、收集、整理，应逐步实现计算机管理。
    1.0.5  建筑工程施工资料，应按本规程统一表格的表式填写。本规程未规定统一表格的，地、市级建设行政主管部门可根据需要作出规定。
    1.0.6  建筑工程施工资料的验收应与工程竣工验收同步进行，不符合本规程要求的，不得进行工程竣工验收。
    1.0.7  建筑工程施工资料的管理除执行本规程外，尚应执行国家、省现行有关标准和规范的规定。

2．术语

    2.0.1  建设工程项目(construction  project)
    经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有独立组织形式，实行统一管理的工程基本建设单位。它由一个或若干个具有内在联系的工程所组成。
    2.0.2  单位工程(single  project)
    具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程，并构成建设工程项目的组成部分。
    2.0.3  分部工程(subproject)
    单位工程中可以独立组织施工的工程。
    2.0.4  建设工程施工资料(construction  project  constructing  document)
    在建设工程施工过程中形成并应归档保存各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、施工监理资料、施工单位资料、竣工图和竣工验收文件。
    2.0.5  工程准备阶段文件(seedtime  document  of  a  construction  project)
    工程开工以前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。
    2.0.6  施工监理资料(Project  management  document)
    监理单位在工程施工监理过程中形成并收集的文件和资料。
    2.0.7  施工单位资料(constructing  document)
    施工单位在工程施工过程中形成并收集的资料。
    2.0.8  竣工图(as - build  drawing)
    工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样。
    2.0.9  竣工验收文件(handing  over  document)
    建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。
    2.0.10  建设工程档案(project  archive)
    在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，也可简称工程档案
    2 0.11  案卷(file)
    由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。
    2.0.12  立卷(filing)
    按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷，亦称组卷。
    2.0.13  归档(putting  into  record)
    文件形成单位完成其工作任务后，将形成的文件整理立卷后，按规定移交档案管理机构。

3.管理与职责

3.1 基本规定

    3.1.1  建设、施工、监理单位整理的施工资料应以承包合同、审批文件、标准、规范、设计文件做为依据。
    3.1.2  建设、施工、监理等单位应将工程施工资料的形成和积累纳入工程施工管理的各个环节和有关人员的职责范围。
    3.1.3  工程施工资料应随工程进度及时填写、收集、整理，并按本规程要求分类组卷。内容应真实可靠、准确、齐全，认真书写，字迹清楚，有关责任方按规定签字盖章。
    3.1.4  工程施工资料应实行分级管理，由建设、监理、施工单位主管技术负责人对本单位工程施工资料进行全过程管理。建设过程中施工资料的编制、收集、整理、审核工作应有专人负责，并按规定经培训考试合格后，方可从事该项工作。
    3.1.5  施工资料的编制、收集和整理应采用计算机管理，资料中各种表格的记录、计算、统计和查询等工作均应采用计算机进行，逐步实现施工资料的数字化管理。
    3.1.6  不得任意涂改、伪造、随意抽撤、损毁或丢失文件，对于弄虚作假、玩忽职守故意隐瞒质量隐患而造成文件不符合真实情况的，由有关部门追究责任单位和个人的责任。情节严重构成犯罪的，应依法追究刑事责任。

3.2 建设单位

    3.2.1  负责工程准备阶段和竣工验收文件的收集、管理和组卷工作。
    3.2.2  工程准备阶段和竣工验收文件必须按有关行政主管部门的规定和要求进行申报、审批，并保证开竣工手续和文件完整，齐全。
    3.2.3  工程竣工验收应由建设单位组织勘察、设计、监理、施工等有关单位进行，并形成竣工验收文件。
    3.2.4  工程竣工后，建设单位负责工程竣工备案工作，按照山西省关于竣工备案的有关规定，提交完整的竣工备案文件，报竣工备案管理部门备案。
    3.2.5  在与施工、监理等企业签订施工、监理合同时，应对工程施工资料的编制要求、责任、费用，移交期限和编制份数等做出明确规定。
    3.2.6  负责组织监督和检查施工、监理等单位的施工资料的形成、积累和立卷归档工作，也可委托监理单位监督、检查施工资料的形成、积累和立卷归档工作。
    3.2.7  建设单位必须向有关的勘察、设计、施工、监理等单位提供与建设工程有关的原始资料。原始资料必须真实、准确、齐全。由建设单位采购的材料、构配件和设备应保证符合设计文件和合同要求。
    3.2.8  施工过程中应及时办理应由建设单位签认的施工资料，并收集和汇总各参建单位归档的施工资料。
    3.2.9  在组织工程竣工验收之前，建设单位应会同监理单位组织相关技术人员对工程施工资料进行预审验收，建设各方责任主体的施工资料不符合本规程规定的，不得组织工程竣工验收，并要求其整改和完善。
    3.2.10  新建、改建、扩建的建设项目，建设单位均必须按照基本建设程序开展工作，配备专职或兼职档案资料管理人员，档案资料管理人员应负责及时收集基本建设程序各个环节所形成的文件资料，并按类别、形成时间进行登记、立卷、保管，工程竣工后按规定进行移交。
    3.2.11  对列入城建档案馆(室)接收范围的施工资料，工程竣工验收后三个月内，向当地城建档案馆(室)移交一套符合规定的工程档案。

3.3 监理单位

    3.3.1  监理单位应加强对施工资料的管理工作，实行项目总监理工程师负责制，指定专人负责施工监理资料的收集、整理、保管和归档工作。负责编制两套施工资料，其中移交建设单位一套，自行保存一套。
    3.3.2  应按照合同约定，在施工阶段监督、检查施工单位资料的形成、收集、归档工作，保证施工资料的真实性、准确性、完整性。
    3.3.3  对施工单位报送的资料按规定进行审查，符合要求后予以签认。
    3.3.4  施工监理资料在移交和归档前必须由项目总监理工程师审核并签字，并在工程竣工验收后，及时向建设单位移交。

3.4 施工单位

    3.4.1  施工单位应加强对施工资料的管理工作，逐级建立、健全施工资料管理部门和各级岗位责任制，实行技术负责人负责制。各级施工资料的管理部门应配备工程技术人员，经培训考试合格后，方可从事施工资料的编制、收集、整理和归档工作。
    3.4.2  施工过程中形成的施工资料应及时通过报验、报审程序，通过施工单位相关部门或总包单位审核后，方可报建设(监理)单位。
    主要的分部(子分部)工程、单位(子单位)工程竣工验收前，工程质量控制资料核查记录应先通过本单位技术、质量部门审核后才能报监理(建设)单位核验、审批并办理签章验收手续。
    3.4.3  施工资料的申报和审批应有时限要求，并应在合同中明确相关各单位的责任；如无约定，施工资料的申报和审批不得影响工程的正常施工。
    3.4.4  建筑工程实行施工总承包的，应在与分包单位签订的分包施工合同中明确施工资料的编制要求、质量标准、移交期限和编制份数。分包工程完工后应按约定移交施工资料。
    3.4.5  施工单位应负责编制、收集、整理所承包工程的施工资料。实行总承包的工程项目，总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程施工资料。各分包单位应负责将本单位形成的工程施工资料进行收集、整理，立卷后及时移交总包单位，并保证施工资料的真实、准确、齐全。
    建设工程项目由建设单位分别向几个单位发包的，各承包单位负责编制、收集、整理其承包项目的工程施工资料

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